Samen het werk herverdelen
Organiseer een markt!
Eigen ervaring als inspiratie
Ergens in corona-tijd sprak ik een collega over zijn team. Hij vertelde dat er door een bomvolle werkagenda wat eilandjes ontstaan en dat er niet voor alles achtervang was. Sommige collega’s ervaarden een ongebalanceerde werkverdeling. En daar kwam bij dat het werk er binnenkort anders uit zal zien door de komst van nieuwe systemen. En ook nog een enorme wensenlijst voor komend jaar. Of ik misschien een sessie kon ontwerpen en begeleiden om het werk te verdelen. En of die sessie dan ook vooral positief en open kon zijn én met een concrete uitkomst.
Ik moest gelijk terugdenken aan hoe mijn collega’s en ik in een vorig team ooit het werk verdeelden: alles inventariseren en dan shoppen maar. Eigenlijk creëerden we samen een soort markt. En precies die metafoor heb ik hier nog verder uitvergroot.
Huiswerk was om van tevoren te inventariseren wie welke reguliere taken heeft, voor welke taken nog geen achtervang was en wat de wensen voor volgend jaar zijn. Zo kon ik een effectief Miro-bord met Grote Markt, winkelmandjes en een sorteervloer voorbereiden voor de online teamsessie.
Actie op de Grote Markt!
Als opwarmer voor de sessie had ik iedereen gevraagd zijn of haar laatste miskoop op een post-it te zetten en in het Miro-bord te plakken. Zo gingen ze gelijk zelf aan de slag, ontstond er verbinding en kon ik gelijk even checken of iedereen deze vaardigheid onder de knie had. Check!
Op naar de markt! Op de Grote Markt lagen alle reguliere taken die nog geen achtervang hadden. Daarnast had iedere deelnemer zijn eigen winkelmandje, dat al gevuld was met de reguliere taken die hij of zij uitvoert. Je mocht in overleg een taak uit je mandje halen en op de markt brengen, bij voorbeeld omdat je dat al heel lang doet of omdat je er eigenlijk niet zo goed in bent. Opdracht was de markt leeg te kopen en samen te komen tot een voor ieder acceptabele verdeling van het reguliere werk. Zonder het te vragen werd hierbij ook echt gekeken naar wie waar goed is is en wie waar blij van wordt.
Na een korte pauze door naar de wensenlijst. Die was zo groot dat er eerst gesorteerd moest worden. In twee groepjes, elk de helft van de wensenlijst, een beperkt aantal prio’s en de rest verdeeld over de categorieën overig en “goed idee, maar nu niet”. Die laatste categorie werd al snel kliko gedoopt, want dat rijmt zo lekker op prio :-).
Vervolgens eerst de prio’s naar de markt: wie wil de lead nemen in welke prio? Supermooi democratisch proces, waarbij er echt voor elkaar gezorgd werd: “ben jij wel blij met je winkelmandje?” En “heb jij nu niet te veel?” Voor de categorie overig was die ochtend niet meer voldoende tijd. In een werkoverleg twee weken later hebben ze die alsnog verdeeld.
De online sessie vloog voorbij. Door de goede gesprekken is er samen geprioriteerd en een herverdeling ontstaan waar iedereen zich in kan vinden. Iedereen heeft nu een takenpakket waar hij of zij blij van wordt. Hoe mooi is dat?
Wil je meer weten over hoe ik dit heb aangepakt? Neem gerust contact met me op.