Sessie ontwerpen
Goede voorbereiding is écht meer dan het halve werk!
Een sessie ontwerpen is deels een creatief proces
Regelmatig krijg ik de vraag “Natas, hoe doe je dat dan, zo’n sessie ontwerpen?” Het ontwerpen van een sessie is deels een creatief proces, waarbij ik mijn inspiratie uit hele verschillende hoeken haal, mijn gedachten van hot naar her springen en ik elke keer weer iets nieuws bedenk en soms toch weer terugkeer naar iets “ouds”. Dat deel van het proces kan ik je moeilijk uitleggen. Wel kan ik met je delen hoe ik te werk ga in de voorbereiding. Want een goede voorbereiding is in dit geval echt meer dan ’t halve werk.
Opdrachtverkenning
Alles begint uiteraard met een vraag van een opdrachtgever. In een verkennend gesprek hoor ik hem of haar zoveel mogelijk uit over welk probleem er zou moeten worden opgelost, over waarom dat een probleem is in zijn ogen, over waar dat probleem vandaan zou kunnen komen en hoe de beoogde deelnemers hiernaar kijken. Tegelijkertijd probeer ik hier ruimte te creëren voor een andere kijk op het mogelijke probleem door hypothetische vragen te stellen: “zou het ook zo kunnen zijn dat…?” En een vraag die het ook vaak goed doet is “mag er verschil zijn?” En ja, daarmee ben ik dus eigenlijk al aan het interveniëren. Na het verkennen van het probleem schakel ik over op wat de sessie zou moeten opleveren, wanneer de opdrachtgever én de deelnemers tevreden zouden zijn en of er dingen spelen waar ik rekening mee moet houden. Tot slot zit hier ook wat verwachtingsmanagement in: met een sessie verander je niet in één keer de hele wereld. Altijd goed als een opdrachtgever zich daar ook van bewust is.
Ontwerpen van de sessie
Vervolgens begint het echte gepruttel, kauwen en herkauwen: ik zou natuurlijk…, of misschien wel… en wat nou als… Inmiddels weet ik dat dit net zo lang doorgaat, totdat ik voel dat ik op het juiste spoor zit. En als ik dat gevoel nog niet heb, dan ben ik er dus nog niet. Als ik denk dat ik op een goed spoor zit, pak ik een vel blanco papier en gekleurde stiften. Ik teken een soort processchema van de grote brokken van de sessie, uiteraard te beginnen met een blok “opening & welkom”. De volgende blokken krijgen de ene keer een thema of onderwerp mee, de andere keer een vraag. Dat is een beetje afhankelijk van het vraagstuk waarmee we aan de slag gaan. En het laatste blok is natuurlijk “vervolgstappen & afsluiting”. Als ik deze grove outline heb staan, schrijf ik per blok de ideeën op voor passende werkvormen. En dat zijn er meestal meer dan ik nodig heb. De reden dat ik dit op papier doe en niet gelijk digitaal, is dat ik op papier en met gekleurde stiften meer creativiteit ervaar, meer ruimte om niet-lineair te denken.
Zodra ik denk “ja, zoiets moet het worden”, dan pas pak ik mijn laptop erbij. Ik zet het ontwerp van een sessie het liefst in powerpoint, met minimaal de volgende onderdelen:
- Rationale – waarin ik de aanleiding en het doel van de sessie beschrijf, langs de lijnen van de “pyramid principle” van Barbara MInto
- Programma – vaak in tabelvorm met daarin in ieder geval de richttijden per onderdeel en een kolom voor opmerkingen waarin ik kan noteren dat ik iets van de opdrachtgever verwacht of dat één van de deelnemers daar niet bij zal zijn.
- Draaiboek – waarin ik het complete programma zo uitschrijf dat het mijn houvast is tijdens de sessie (verderop meer daarover)
- Overzicht van de deelnemers – eventueel aangevuld met hun rol
Deze powerpoint bespreek ik met mijn opdrachtgever. Het is dan vooral belangrijk dat hij zich herkent in de rationale. Vervolgens natuurlijk of het programma hem aanspreekt. Het draaiboek mag hij lezen, maar is vooral voor mijzelf bedoeld. Na akkoord op het programma zet ik de laatste puntjes op de i in het draaiboek.
Een draaiboek maken
Ok, dat draaiboek dus. Dat ziet er bij mij zo uit:
Elke stap uit het programma krijgt zijn eigen procesblok en kolom in de tabel. In de kop van elke kolom schrijf ik de tijd en tijdsduur van de stap. De rij eronder bevat het beoogde resultaat van de programmastap. De rij daaronder bevat de aanpak. Daar noteer ik de werkvormen in een beknopte en puntsgewijze beschrijving, bij voorbeeld hoeveel groepjes van hoeveel personen, welke opdracht en de vorm van terugkoppeling. En ik probeer dat echt zoveel mogelijk voor me te zien. Als ik het niet voor me kan zien, is het niet de juiste werkvorm en zoek ik een andere. Net zolang tot er een mooi en gevarieerd geheel ontstaat waar ik vertrouwen in heb. De onderste rij ten slotte bevat de materialen die ik nodig heb voor die stap: welke stiften, hoeveel kleuren post-its, welke formats, welke flips, maar ook muziek of verkleedspullen. Als je die laatste rij zorgvuldig vult, dan heb je je spullen voor de sessie zo ingepakt 😊.
Hoe ik het ontwerp en draaiboek gebruik tijdens de sessie
Tijdens de sessie heb ik een uitgeprinte versie van het draaiboek binnen handbereik. Zo kan ik altijd de volgende stap of stappen snel voorbereiden en de juiste spullen klaarleggen voor de groep. En pakt het tijdens de sessie anders uit dan ik dacht, dan helpt de rationale én de beschrijving van het beoogde resultaat per stap mij om te improviseren: ik heb immers goed doordacht wat ik wil bereiken, waarom en hoe. Ik hoef dan alleen nog maar een alternatief te bedenken op basis van wat er in de sessie gebeurt en dan komt het dankzij die goede voorbereiding eigenlijk altijd alsnog goed (ok, een flinke portie ervaring helpt natuurlijk enorm).
Verder praten?