Bureau Peper
Do-it-Yourself-werkvorm – Taken tinderen
Do-it-Yourself-werkvorm – Taken tinderen
Taken tinderen…… echt? Ja, echt! Tinderen klinkt misschien spannend, maar is eigenlijk niet meer dan een vorm van sorteren. En dat kun je natuurlijk met mannen en vrouwen op je telefoon doen, maar zeker ook in of met je werk. Bij voorbeeld als je eens samen stil wilt staan bij welke taken wel bij jullie horen en welke taken misschien niet meer. Want laten we eerlijk zijn: als je niet af en toe de bezem er doorheen haalt, eindig je met een enorme waslijst aan taken, die niet allemaal meer even nuttig zijn. Tijd om te swipen dus!
| Doel: | Aanscherpen van het takenpakket van je team |
| Effect: | Door te bepalen welke taken nog wel bij jullie horen en welke niet meer creëer je samen een opgeruimd en actueel takenpakket. |
| Voor wie: | Team |
| Aantal deelnemers: | 10 tot 20 (zie tips voor grotere groepen) |
| Duur: | 1 uur tot 1,5 uur inclusief bespreking |
| Nodig: |
|
Voorbereiding
Deze werkvorm vergt wat voorbereiding, maar levert je ook veel op. Zo bereid je ‘m voor:
- Inventariseer van tevoren welke taken en taakjes er allemaal zijn. Het handigst is om zelf een begin te maken en vervolgens via mail om aanvullingen te vragen. Zo zorg je er gelijk ook voor dat iedereen zich straks herkent in alle taken.
- Schrijf elke taak op een aparte post-it.
- Bedenk in hoeveel groepjes je wilt werken. Bij een klein team werk ik met groepjes van 3, bij een groter team groepjes van maximaal 5 mensen. Verdeel vervolgens de post-its in evenveel stapeltjes als je groepjes wilt maken.
- Hang de twee flip-overs naast elkaar. Geef de rechter flip de titel “behouden” en de linker flip de titel “stoppen”.
Aanpak
- Leg uit dat jullie gaan “taken tinderen”: samen schiften welke taken nog wel waarde toevoegen en dus behouden moeten worden en welke taken geen of weinig waarde meer toevoegen en je dus zou kunnen stoppen.
- Vraag de deelnemers groepjes te maken van 3-5 personen (zie voorbereiding).
- Geef elk groepje een eigen stapel post-its en geef hen 15-20 minuten de tijd om de taken te sorteren: behouden of stoppen?
- Nodig om de beurt namens elk groepje 1 persoon uit om de post-its op de juiste flip-overs te plakken en kort toe te lichten.
- Check bij de groep of ze zich in het voorstel kunnen vinden. Hierbij kan er wat discussie ontstaan. Na maximaal 5 minuten discussie ga je stemmen: je vraagt de hele groep of de taak op de juiste flip-over hangt. Meeste stemmen gelden.
- Als alle groepjes geweest zijn en dus alle post-its gesorteerd, stel je nogmaals een check-vraag: “klopt dit beeld volgens jullie?” Hier kan nog een kleine aanscherping uit komen, maar veel zal het niet zijn.
- Tadaah! Jullie hebben een gezamenlijk beeld van hoe jullie takenpakket eruit zou moeten zien. Moet je natuurlijk nog wel even kijken of je de te stoppen taken zomaar kunt laten vallen of dat daar nog wat actie op nodig is.
Veel plezier!
Tips & varianten
- Je kunt ook alle groepjes alle taken geven om te sorteren. Dan kun je daarna alle uitkomsten naast elkaar zetten en vergelijken. Dit werkt goed bij grotere groepen.
- Je kunt ook met blanco correspondentiekaarten werken. Spray de flips dan in met lijmspray, zodat iedereen alle kaartjes kan zien hangen.
- Je kunt deze werkvorm ook inzetten bij een team dat projectmatig werkt. Dan gebruik je de vraag “welke projecten of klussen van de afgelopen 2 jaar pasten wel bij ons en welke eigenlijk niet?”