Werk in kaart brengen
Want dát moet er beter van worden
Het werk is voor mij altijd het vertrekpunt
In mijn opdrachten draait het altijd om de taak, om het werk dat moet gebeuren. En dat dat om wat voor reden dan ook niet gaat, zoals “iedereen” wil. Of dat het nieuw werk is waarvan we nog niet echt een gedeeld beeld hebben. Dan kan het heel handig en nuttig zijn om het werk, ook wel proces genoemd, in kaart te brengen: wat is het werk nou eigenlijk? Hoe gaat dat werk? Voor wie doe je het eigenlijk en wat heb je nodig om het te kunnen doen? En dat dan het liefst op één A4, zodat je in een oogopslag ziet over welk werk je het nou eigenlijk samen hebt en hoe dat ongeveer verloopt. En ja, dat kan voor alle soorten werk: beleid, uitvoering, operatie, noem maar op! Mij helpt dit om mijn klanten beter te helpen; hen helpt het vooral om meer inzicht te krijgen in wat ze nou eigenlijk doen, waardoor ze het niet alleen aan anderen kunnen uitleggen, maar vaak ook zichzelf beter kunnen helpen.
Hoe je het werk in kaart brengt
De tool waarmee ik het werk in kaart breng, leg ik tegenwoordig uit aan de hand van een niet-complex huis-tuin-en-keuken voorbeeld, namelijk sperziebonen koken. Iedereen kan zich er iets bij voorstellen hoe dit in zijn werk gaat en wat erbij komt kijken. Ik pak het onderstaande format erbij of teken het ter plekke op een flip-over. Ik loop door de procesbeschrijving heen in dezelfde volgorde als je gebruikt bij het opstellen ervan.
- Over welk werk of proces gaat dit? Sperziebonen koken (1)
- Hoe gaat “sperziebonen koken” grofweg in zijn werk? Boontjes schoonmaken, boontjes met water op het vuur zetten, boontjes afgieten (2)
- Welk eindproduct levert dat op? En voor wie? Gekookte sperziebonen voor de eters (3 en 4)
- Welke “tussenproducten” levert dit proces ook op? En waar gaat dat naartoe? Afval voor de kliko (of het konijn natuurlijk), kookwater voor de afvoer en een gebruikte pan voor de vaatwasser (3 en 4)
- Wat heb je nodig om sperziebonen te kunnen koken? En waar komt dat vandaan? Sperziebonen van de groenteboer, water uit de kraan en een pan uit de pannenla (5 en 6)
En zoals je ziet: alles in één oogopslag op één A4 😊.
Als je dit voor “serieus werk” gaat doen, beperk je dan bij de processtappen (2) tot een stap of 5-6. Dat betekent waarschijnlijk dat je niet alle details en uitzonderingen kwijt kan, maar dat heb je waarschijnlijk ook niet nodig. Zo heb ik er hier voor gekozen om het mesje voor het schoonmaken of het fornuis er niet in te zetten. En ook het klontje boter en de nootmuskaat die sommigen toevoegen aan sperziebonen, niet te benoemen. Dat doet namelijk niets af aan het beeld van wat er gebeurt En dat kan met het serieuze werk dus ook. Daar schrijf je waarschijnlijk ook niet dat je een computer nodig hebt van de ICT-afdeling. Kortom: kies voor de processtappen en de items die echt bijdragen aan het beeld. Zo zie je ook goed van wie je nou echt afhankelijk bent en wie je blij zou moeten maken met jullie werk. Je kunt de beschrijving later altijd nog uitbreiden, als dat toch nuttig lijkt.
Waar komt deze tool vandaan?
Deze tool komt uit de Lean 6 sigma methodiek en wordt een SIPOC genoemd. Lean 6 sigma is een veelomvattende methodiek om processen te verbeteren. Het in kaart brengen van het werk is daarbij één van de eerste stappen: wat is de scope van ons verbetertraject, over welk werk hebben we het nou precies? Mijn ervaring is dat juist deze tool ook heel behulpzaam is in andere situaties, zoals wanneer je een nieuwe taak krijgt. Ook dan wil je graag weten over welk werk je het hebt en hoe dat eruit zou kunnen zien. Of als je inzichtelijk wilt maken van wie je afhankelijk bent om jouw werk goed te kunnen doen én wie er van jou afhankelijk is voor zijn of haar werk. En omdat ik deze tool zo vaak in andere situaties gebruik dan een Lean-traject, hou ik de theorie en vooral het gebruik van jargon heel beperkt. Maar ik snap ook dat je nieuwsgierig bent waar het acroniem SIPOC voor staat. Komt ie:
- Supplier: van wie krijg je dat wat je nodig hebt voor het werk?
- Input: wat heb je nodig voor het werk?
- Proces: wat is het werk?
- Output: wat levert dit werk op?
- Customer: en wie wordt daar blij van?
Als je de zinnetjes gebruikt in combinatie met een huis-tuin-en-keuken voorbeeld, kun je heel goed aan anderen uitleggen hoe de tool in elkaar steekt en hoe zij zo’n plaat moeten lezen. Als je anderen vraagt om voor het eerst zelf op deze manier het werk in kaart te brengen, hebben ze wat begeleiding nodig. Vaak probeer ik dan op basis van wat ik weet over hun werk, een eerste versie te maken, die ik vervolgens uitgebreid met hen doorneem, check en aanvul. Vaak kunnen ze daarna zelf een aardige eerste versie van andere processen maken, die je vervolgens samen met hen verder aanscherpt. Het leuke is dat ze daarna zelf veel meer inzicht hebben in hoe het werk in elkaar zit, wat ze ervoor nodig hebben en wat het moet opleveren. En daar is het mij natuurlijk om te doen!