Meervoudig evalueren
Alle input is van waarde, juist als we van mening verschillen
Eerst het zoet, dan het zuur
Iedereen roept altijd dat het belangrijk is om te evalueren. In de praktijk doen we dat echter vooral als er iets niet goed is gegaan. Meestal is dat geen geheim voor de betrokkenen, dus niemand kijkt uit naar die evaluatiesessie en iedereen is bang om de zwarte piet te krijgen of met allemaal werk voor de bühne opgezadeld te worden. Hoe kun je in zo’n situatie nou toch een goede en zinvolle evaluatie doen die recht doet aan de werkelijkheid en die niet ondermijnend, maar juist versterkend werkt?
Een aanpak die ik dan graag kies, is om ook aandacht te besteden aan dat wat wél goed is gegaan. En dat is vaak veel meer dan alle betrokkenen zich realiseren. Ik begin dan juist met deze positieve punten, waarmee je dus eigenlijk een voedingsbodem kweekt voor de dingen die minder goed zijn gegaan. Immers, als je eerst hoort wat er allemaal zo fijn was, ben je daarna meer bereid om te luisteren naar wat beter zou kunnen. Ik wel in ieder geval.
Brainwriting is een prettige werkvorm voor zo’n sessie. Hierbij mag iedereen eerst even voor zichtzelf nadenken en zoveel mogelijk noteren. Vervolgens mag iedereen om de beurt één nieuw punt toevoegen. Eén, zodat zoveel mogelijk mensen aan het woord komen, ook de stille Willie’s. En nieuw, omdat niemand zit te wachten op herhaling op herhaling. Ik hanteer daarbij ik een aantal regels die ik deel met de groep:
- We hoeven het niet met elkaar eens te zijn. Sterker nog: wat de één positief vindt, mag de ander negatief vinden en alles er tussenin.
- Als één iemand het vindt, dan is het in ieder geval voor één persoon waar en verdient het dus een plek
- Geen discussie, wel verduidelijkende vragen: als je iets inhoudelijk niet begrijpt, mag je de ander vragen wat hij bedoelt, maar je laat de vraag “waarom vind jij dat?” dus achterwege.
Op deze manier krijg je een zo rijk mogelijk opbrengst waarin alle perspectieven vertegenwoordigd zijn zonder daar een oordeel over te hebben.
Rode kaart voor extra veiligheid
Je doet in geval van een evaluatie eerst een ronde positief, net zolang tot alle punten op het bord staan. Daarna doe je op dezelfde manier een ronde negatief. Tot slot laat je de groep maximaal drie punten kiezen waarmee ze echt aan de slag willen.
Meestal heb je op deze manier een voldoende veilige setting gecreëerd waarin alle deelnemers zich durven uit te spreken. Soms is er echter nog iets meer nodig. Meestal merk je dit al in het intake gesprek. Als er veel wordt gewezen naar specifieke (groepjes van) personen als oorzaak voor “het gedoe”. Wat dan kan helpen, is dat je iedereen vanaf het begin een rode kaart geeft en daar gelijk bij uitlegt waarvoor die bedoeld is: “als je je aangevallen voelt, dan mag je de rode kaart omhoog houden en dan moet de spreker zijn zin herformuleren”. Daar wordt eerst wat lacherig op gereageerd, maar je merkt gelijk dat mensen zorgvuldiger worden in hun formuleren: niemand wil een rode kaart krijgen. En als dat wel gebeurt, dan kun je als facilitator teruggrijpen op je uitleg en vraag je de spreker dus zijn zin te herformuleren.
Mocht je met al deze regels en voorzorgsmaatregelen nog steeds bang zijn dat je sessie uit de bocht vliegt, wees dan verstandig en pak de opdracht volledig anders aan of geef de opdracht terug. En je kunt natuurlijk ook overwegen iemand in te huren die vaker met dit bijltje heeft gehakt.
Wil je meer weten of even sparren? Neem dan gerust contact met me op.