Werken met subgroepjes
Voor betere opbrengst en meer resultaat
Werken in subgroepjes leidt tot betere gesprekken
De sessies die ik ontwerp, gaan over issues in het werk: over nieuw werk, over het anders organiseren van werk, over het samenwerken, etc. Als je daar samen iets aan wilt doen, zul je met z’n allen om tafel moeten. En dan zit je al snel op acht of (veel) meer mensen. Maar om nu met zoveel mensen één gesprek te voeren, dat wordt heel ingewikkeld: mensen praten door elkaar, je hoort vooral de extraverten, stokpaardjes komen op tafel, mensen haken af en doen ondertussen iets anders, … Kortom: dat werkt niet! Daarom werk ik graag met subgroepjes. Dat kan namelijk meerdere voordelen bieden:
- Iedereen krijgt ruimte om zich uit te spreken
- Deelnemers kunnen hun perspectief testen op een kleinere groep, voordat het naar de grote groep gaat
- Je kunt het werk verdelen en zo meer meters maken
Ik licht ze één voor één toe en geef je ook nog wat tips mee waar je op moet letten.
Iedereen krijgt ruimte om zich uit te spreken
In groepen heb je altijd mensen die meer op de voorgrond (durven) treden, mensen die zich juist wat stiller houden en alles ertussenin. Daar is helemaal niets mis mee. Alleen als je dan een groot groepsgesprek wilt voeren, zul je met name die eerste groep mensen horen. En die zijn dan ook nog eens vrij zeker van hun zaak, waardoor de wat stilleren nog stiller zullen worden. Je hoort dus niet alle meningen en je hoort niet alle twijfels, die er waarschijnlijk ook zullen zijn. En die geluiden zijn ook nodig om samen verder te komen. Je wilt juist dat de wijsheid van alle deelnemers op tafel komt.Door de groep op te splitsen in kleinere subgroepjes en hen een concrete vraag of opdracht te geven, maak je het voor de stillere deelnemers verleidelijker om te participeren, om te zeggen wat zij ervan vinden. Met een paar aanvullende instructies vergroot je de kans nog verder dat alles op tafel komt. Denk aan “iedereen krijgt eerst 90 seconden om zijn perspectief te geven, voordat jullie in gesprek gaan” of “je mag alleen verduidelijkende vragen stellen en geen discussie voeren”.
Deelnemers kunnen hun perspectief testen
Als je in een klein groepje zit, is het niet alleen makkelijker om je mening te geven, maar ook om een “onvolledige” mening te geven of je twijfels te uiten. Om te zeggen “ik weet het eigenlijk nog niet zo goed, maar ik moet vooral denken aan..”. Er zit veel minder gevaar op het laten zien dat je het niet weet of niet helemaal weet. Je kunt als subgroepje namelijk samen verder puzzelen. Je kunt veel makkelijker vragen “hoe zie jij dat dan?” Zo ontstaat er een uitwisseling van gedachten in plaats van het poneren van stellingen. Hiermee verrijk je ieders perspectief op het vraagstuk.
Je kunt het werk verdelen en zo meer meters maken
En soms is het werken met subgroepjes ook gewoon een hele praktische manier om samen in beperkte tijd veel werk te verzetten. Dan laat je elk subgroepje aan een deelvraagstuk werken in plaats van elk groepje met dezelfde opdracht aan het werk te zetten. Dat betekent dus voor jou als begeleider dat je van tevoren het totale vraagstuk zo moet opknippen dat het min of meer zelfstandige vraagstukken worden. Dit werkt vooral goed als je het hebt over wat minder gevoelige vraagstukken, zoals hoe willen we concreet met elkaar werken. Dan kan bij voorbeeld een groepje werken aan overlegstructuur, een groepje aan monitoring & voortgang bewaken en een groepje aan omgangsvormen. Als je dan aan het eind van de sessie alles weer samenbrengt, heb je een mooie totaalopbrengst. Een regel die ik dan vaak gebruik, is “je mag alleen hele grote bezwaren uiten en anders gaan we het gewoon proberen en sturen we onderweg bij indien nodig”. Er heeft immers al een groepje goed over nagedacht. En uiteindelijk is alles wat je doet gebaat bij voortschrijdend inzicht. Ga dus maar gewoon proberen en ervaren wat wel en niet werkt. In de meeste gevallen is er namelijk helemaal geen man over boord, als het nog niet helemaal lekker loopt. Ja, dat zeg ik er vaak ook nog bij 😉.
Tips
Zoals je ziet: voldoende redenen om vaker in kleine subgroepjes te werken. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je alles wat uit de subgroepjes komt, ook weer bij elkaar brengt. Dus zorg voor een plenaire terugkoppeling. En om die niet gierend uit de tijd te laten vliegen, helpt het om een concrete vraag mee te geven of om te timeboxen. Wat de grootte van de subgroepjes betreft, hanteer ik vaak: hoe spannender het onderwerp, hoe kleiner de subgroepjes. Het liefst werk ik met groepjes van 4-5 personen, maar zeker niet meer dan 7 personen. En als de groepjes iets moeten uitwerken, kan dat ook prima in tweetallen of drietallen.En misschien goed om ook nog toe te voegen: werken in subgroepjes is niet áltijd een goed idee. Als er echt gedoe is in een team, als er kampen zijn ontstaan en dat soort dingen, dan zou ik zeker niet met groepjes werken. Daarmee bevestig je alleen maar het bestaan van die kampen. Dan is het slimmer om een goede werkvorm te kiezen die je toch met de hele groep kunt uitvoeren. Weet je niet zo goed hoe? Je mag me gerust even bellen.