Waar gaan de taken heen?
Overhevelen van verantwoordelijkheden en taken na programma
Het systeem is gebouwd en het einde van het programma is in zicht
Een organisatie heeft opdracht gegeven een nieuw systeem te bouwen voor het uitvoeren van hun primaire taak. Om dit bouwen in goede banen te leiden is een programmastructuur met bijbehorende verantwoordelijkheden ingericht.
Het bouwen zit inmiddels in de eindfase, dus de implementatie en de go-live van het nieuwe systeem komen dichterbij. En daarmee ook het afscheid nemen van de programmastructuur. Maar dat betekent natuurlijk niet dat alle taken die nu onder de programmastructuur hangen, ook ophouden te bestaan: een deel van die taken moet (weer) een plek krijgen in de zogenaamde lijn-organisatie. Dan kun je achter een bureau een soort was-wordt-lijst maken in Excel, die rondsturen, vragen of iedereen ‘m in wil vullen en dan afwachten of en hopen dat het goed komt. Dat is zeker een optie, maar dan moet je mij niet vragen om een sessie te ontwerpen en begeleiden😉 .
Stap 1: Inzicht creëren
In dit geval heb ik gekozen voor “groot werken”, dingen visueel maken en de fysieke ruimte gebruiken. En dan met een speelse aanpak onderzoekende gesprekken aanzwengelen. Dus hup, alle tafels aan de kant, zodat we voldoende speelruimte op de vloer hadden. Vervolgens op verschillende kleuren papier stuurgroep, programma en lijn-organisatie geschreven en deze verspreid neergelegd. De deelnemers kregen de opdracht de verantwoordelijkheden van deze “eenheden” op blanco A6-kaartjes te schrijven en op de juiste plek te leggen. Vervolgens heb ik de lijn-organisatie uitgesplitst in de verschillende afdelingen: elke afdeling op een andere kleur papier én met zijn eigen kleur wol. Daarna mochten de deelnemers “touwtjes leggen” van de verantwoordelijkheden die nu binnen de projectstructuur zitten, maar die hun kant op komen. En rode stippen plakken op de verantwoordelijkheden die stoppen. Enige voorwaarde: je moet bij alles minimaal één medestander hebben.
Stap 2: Al doende ontstaat een constructief gesprek
Tijdens het stippen plakken en touwtjes leggen komen de gesprekken al op gang: “dit stopt, toch?”, “hé, wat doet jouw touwtje hier?”, “moet dit ook niet ergens heen?”, “is het logisch dat hier meerdere touwtjes op zitten?” en “klopt het dat jij nog helemaal geen touwtjes hebt?” En bij het plenair bespreken volgt dan ook nog vanuit de lijn “maar we moeten wel op tijd beginnen met overdragen, zodat wij echt klaar zijn om het over te nemen”, waarop de programmamanager grinnikend reageert: “ah, ik moet dus tempo maken met dat overdrachtsdocument!” 😊
En dat is dus precies waarom ik zo’n fan ben van samen visueel verkennen. Het helpt om dingen inzichtelijk te maken en om makkelijker het gesprek aan te gaan, ook over het overhevelen van taken en verantwoordelijkheden!
Ook benieuwd of zoiets wat voor jullie organisatie is? Neem gerust contact met me op!