Taken herijken
Doen we nog wel de goede dingen?
Tijd om de peilstok erin te steken
Vijf jaar geleden is het takenpakket van het team flink opgeschud: van vooral administratieve taken naar meer beleidsmatige en coördinerende taken. Wat ooit een hele goede constructie was, is minder dienend geworden voor het grotere geheel. Bedrijfsmatig goed uitlegbaar, maar er zit ook een minder leuke kant aan: afscheid nemen van een groot deel van de mensen. En vervolgens met een grotendeels nieuwe groep weer opbouwen.
Fast forward naar nu: het nieuwe team en haar taken hebben inmiddels hun plekje gevonden in het grotere geheel en dat is mooi! Maar de wereld staat niet stil: sommige taken zijn de afgelopen jaren veel groter geworden, sommige taken juist kleiner, de teams waarmee ze samenwerken leggen dingen bij hen neer die soms wel en soms niet passend lijken, ze krijgen de komende nieuw werk erbij, etc. Tijd om de peilstok erin te steken: waar zijn we van? Doen we nog de goede dingen? Hoe kijken we naar de toekomst? Klopt het allemaal nog?
We hebben het traject opgeknipt in drie sessies van een dagdeel: eerst uitgebreid toekomst verkennen, dan een concreet voorstel maken en tot slot samen bedenken hoe we bij dat toekomstbeeld gaan komen. In de tussenliggende periodes is het vooral toetsen en afstemmen bij teams waarmee ze samenwerken en het MT.
Tijdslijn met gebeurtenissen en ontwikkelingen maken
Iedereen weet dat we deze sessie gaan doen en ook waarom. Waarschijnlijk hebben de meesten al een eerste versie van een toekomstbeeld in hun hoofd en je wil niet dat dat in de weg gaat zitten. Daarom beginnen we met op een klein briefje schrijven of tekenen wat jij denkt. Deze onderbuik-briefjes bergen we op, zodat we ruimte kunnen maken voor samen verkennen met behulp van de tijdslijn van het team: wie is wanneer in dit team gekomen? En omdat je, ook als team, je verleden niet kunt uitwissen staan we ook stil bij de ingrijpende wijziging van het takenpakket vijf jaar geleden. Deze tijdslijn vullen we aan met wat er in sinds die tijd gebeurd is in het team, in het takenpakket én in de omgeving van het team. Die laatste categorie hebben we beperkt tot ontwikkelingen en gebeurtenissen met een impact op het team of de taak van het team.
Waar staan we nu?
Ik pak de associatiekaarten erbij en vraag iedereen een beeld uit te zoeken dat voor hem of haar symbool staat voor waar ze nu staan als team. Mooi om te zien hoe iedereen dat vanuit zijn eigen perspectief doet en hoe die perspectieven elkaar aanvullen: alles mag er zijn en alles wat wordt gezegd is waardevol. Dan pas richten we ons op de toekomst: wat komt er op ons af? Wat weten we eigenlijk al zeker? En wat nog niet, maar zou wel impact hebben. Ook hier maken we onderscheid tussen team, taak en de omgeving, zodat de kans dat we iets vergeten zo klein mogelijk wordt.
Inzoomen op de taken
We zoomen in op de drie hoofdtaken en de bijbehorende subtaken. Hoe verhouden die hoofdtaken zich tot elkaar qua omvang? En vervolgens per subtaak: welke ontwikkeling verwachten we de komende drie tot vijf jaar? Wordt de taak groter, kleiner, blijft het hetzelfde of wordt het heel anders? En waarom dan? En welke nieuwe taken komen er mogelijk onze kant op?
Rol & positie
We besluiten het verkennen met de vraag: waar brengt al deze informatie ons? Waar zijn wij blijkbaar van? Wat doen wij en hoe verhouden wij ons tot de teams waarmee we samenwerken? Iedereen schrijft eerst voor zichzelf. Vervolgens maken we groepjes van drie en schrijven ze een nieuwe versie waarin ze ieders input meenemen. Uiteraard moet alles dan nog worden samengevoegd tot één versie met z’n allen, maar dat doen ze als huiswerk voor de volgende keer.
Onderbuik-check
Het laatste wat we vandaag doen, is de onderbuik-check. We pakken de briefjes van het begin er weer bij. Niet om te kijken wie de beste voorspelling had, maar om te checken of we niets belangrijks vergeten zijn. En om te checken of het logisch is dat sommige dingen nu niet terug komen. Altijd fijn om dan samen te kunnen concluderen dat je onderbuikgevoel eigenlijk best aardig klopte. Daar kun je dus eigenlijk best vaker op vertrouwen 😊.
Ook benieuwd of zoiets wat voor jullie organisatie is? Neem gerust contact met me op!